(目的)

第1条　この訓令は、文書の管理に関し必要な事項を定め、もって文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱いの基本)

第2条　文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。

(課長の職務)

第3条　課長は、常にその所管に係る文書事務が適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、本町における文書事務が、常に適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(文書取扱いのため必要な帳簿等)

第5条　文書処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(文書の種別)

第6条　文書のうち公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書(公示及び令達文書を除く。)には、次により町名の首字、記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易又は特殊なものについては、この限りでない。

(文書保存期間及び分類)

第8条　文書の保存期間は、その重要度に応じて次の四種とする。

(文書処理の年度)

第9条　文書処理に関する年度等は、第6条第1項に規定するものについては毎年1月に始まり12月に終わるものとし、同条第2項に規定するものについては毎年4月に始まり翌年の3月に終わるものとする。

(到達文書)

第10条　到達文書は、すべて総務課において収受し、直ちに次により処理し、第1号から第4号までの文書は、主務課長に、第5号の文書は会計管理者に、第6号の文書は名宛人に、それぞれ配付しなければならない。

(各課において直接収受した文書の取扱い)

第11条　会議その他の理由により総務課を経ず直接収受した文書は、直ちに、総務課に回付しなければならない。

(配付)

第12条　文書は、課長自ら受領した上、これを自ら処理すべきものを除き、他は各主任者に配付し、処理させなければならない。この場合、重要又は異例にわたるものは、処理の方針について、あらかじめ上司の指揮を受けなければならない。

(各課における収受文書の取扱い)

第13条　主務課長は、総務課から文書の配付を受けたときは、直ちにその文書を審査した上、文書収受簿に必要事項を記入し、文書の余白に

(文書収受の特例)

第14条　新聞、雑誌、軽易な広報誌その他これに類するものは、第10条の規定による処理を省略して関係する課に直接配付することができる。

(文書処理の原則)

第15条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速適確な処理に留意して、事件が完結に至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(訓令等収受の場合)

第16条　文書中例規として保存する必要あるものは、文書の上部欄外にの朱記を押し、決裁後所属課において謄本を作成保存しておかなければならない。

(証明、閲覧等の処理)

第17条　証明、閲覧、照合、謄本、抄本等の交付の申請は、すべて町民課窓口において受け付け、別に定める事務処理手続に基づき処理しなければならない。

(重要事項の起案)

第18条　町長の決裁を受けるべき事項で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確めた後起案しなければならない。

(起案の要領)

第19条　起案は、回議用紙を用い、次により作成しなければならない。ただし、別に定めがあるものは、この限りでない。

(経由文書の処理)

第20条　経由文書は、次によって処理する。

(文書作成の要領)

第21条　文書は、次により努めて平易簡明に作成し、字句の訂正は、その消すべき文字が明らかに読みうるように、その上に二条線を引き、そう入文字は、そのわきに記入して、これに証印しなければならない。

(公文書式)

第22条　公文書の書式は、別表のとおりとする。ただし、特に書式が定められているもので、総務課長が承認したものについては、この限りでない。

(他の課との関係)

第23条　事務の処理に関し、他の課との関係については、あらかじめ電話又は口頭をもって協議し、若しくは合議等の方法によりやむを得ない場合のほか、相互間の文書の往復は避けなければならない。

(合議文書の順序)

第24条　合議文書は、あらかじめ関係課と協議の上、起案し、所属課長を経て合議を行い、決裁を受けることとする。ただし、急施を要し、合議の暇がないときは、事後直ちに、閲覧を受けるものとする。

(決裁の要領)

第25条　町長の決裁を受ける手続は、所属課事務担当者において行うものとする。

(代決した場合の処理)

第26条　急施を要すると認めた文書で上司の不在のときは、市川三郷町事務決裁規程(平成17年市川三郷町訓令第3号)第4条の規定による職員が、その事務を代決し、決裁欄に代決の表示をして認印を押し、回議用紙上部余白に、

(文書の認印)

第27条　文書は、迅速処理の原則に従い、必要と認める以外の職員の認印はなるべく避けなければならない。

(回議案の改廃)

第28条　回議案が重大な修正を受けて決裁されたときは、回議した者に回覧しなければならない。

(未決案の調査)

第29条　回議案が起案の日から3日を経て決裁に至らないときは、起案者は、その原因をつまびらかにしなければならない。

(議会議案の取扱い)

第30条　議会提出議案の取扱いは、前各条の規定に準じて処理する。

(発送文書の上司決裁)

第31条　発送文書は、すべて上司の決裁を経た後、発送しなければならない。

(発送文書の記名)

第32条　発送文書は、原則として町長名を用いなければならない。ただし、事案の軽重により町名又は会計管理者名及び課長名を用いることができる。

(公印及び契印)

第33条　発送文書には、公印を押印しなければならない。ただし、庁内文書については、公印を省略することができる。

(文書発送の手続)

第34条　文書の発送は、原議書及び文書発送簿に所要事項を記入認印を押し、次によって処理しなければならない。

(職員による送達)

第35条　庁内及び町内で総務課長の指定する官公署、主要な会社団体等に発送する文書は、文書発送簿に登載し、職員に送達させることができる。

(電報及び電信の取扱い)

第36条　電報は、総務課で発信する。ただし、急施やむを得ない場合は、庁外において発信することができる。この場合は、帰庁後速かに総務課に連絡し、必要な手続をとらなければならない。

(文書整備の原則)

第37条　文書は、常に行政科目別、保存種別に分類して整理しなければならない。事務処理を終え、完結済の文書は、主務課において保管する。

(文書の保管)

第38条　前条の文書は、すべて行政科目を表示したホルダーに収め、キャビネットに保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の編さん)

第39条　すべて文書は、文書処理年度終了後1年間、前条の要領により引き続き主務課長が保管する。

(保存文書目録の作成)

第40条　前条の規定によって処理した保存文書は、すべて保存文書目録に登載しなければならない。

(文書収蔵庫の管理)

第41条　保存文書の収蔵庫は、総務課長が管理する。

(文書の借覧)

第42条　保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧カードにより、総務課長の承認を得なければならない。この場合において、借覧期間は7日以内とする。

(保存年限の計算)

第43条　文書保存年限の計算は、文書処理の完結した年度の翌年度から起算する。

(廃棄手続)

第44条　総務課長は、毎年1月末日までに、保存期間の経過した保存文書を調査し、廃棄文書目録を作成して関係課と合議を経て町長の決裁を受け、廃棄処分しなければならない。

(継続保存を要する文書)

第45条　総務課長は、保存年限を経過しても、なお引き続き保存の必要あると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。ただし、この場合においては、保存文書目録及び当該文書に、その旨を朱書しなければならない。

(その他)

第46条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、町長が定める。