(趣旨)

第1条　この規程は、市川三郷町特定個人情報等の安全管理に関する基本方針に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程における用語の意義は、市川三郷町個人情報保護条例(平成17年市川三郷町条例第10号)。以下「個人情報保護条例」という。)第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

(総括保護責任者)

第3条　町に、総括保護責任者を一人置くこととし、総務課長をもって充てる。総括保護責任者は、町における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任にあたる。

(保護責任者)

第4条　特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護責任者を一人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。保護責任者は、各課室等における特定個人情報等を適切に管理する任にあたる。

(システム管理者)

第5条　情報システム等を管理するため、システム管理者を置くこととし、情報化推進係長をもって充てる。システム管理者は、特定個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずるものとする。

(監査責任者)

第6条　町に、監査責任者を一人置くこととし、総括保護責任者が職員等のうちから選任する。監査責任者は、特定個人情報等の管理状況について監査する任にあたる。

(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)

第7条　総括保護責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。

(教育研修)

第8条　総括保護責任者は、事務取扱担当者(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(職員の責務)

第9条　事務取扱担当者は、個人情報保護条例及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護責任者、保護責任者及びシステム管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第10条　保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する事務取扱担当者とその権限の内容を、当該事務取扱担当者が事務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第11条　事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第12条　事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第13条　事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第14条　事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている文書及び電子媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により削除又は廃棄を行う。

(取扱状況の記録)

第15条　保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録する。

(利用の制限)

第16条　保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法及び市川三郷町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年市川三郷町条例第28号。以下「利用条例」という。)に定められた事務に限定する。

(提供の求めの制限)

第17条　職員は、番号法及び利用条例に定められた個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第18条　職員は、番号法及び利用条例に定められた個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第19条　職員は、番号法及び利用条例に定められた個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(取扱区域)

第20条　保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第21条　システム管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第28条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第22条　システム管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第23条　システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスがないか定期的に監視を行う。

(管理者権限の設定)

第24条　システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第25条　システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第26条　システム管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(暗号化)

第27条　システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムに記録された情報の暗号化のために必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第28条　事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。

(バックアップ)

第29条　システム管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第30条　システム管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第31条　システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第32条　システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第33条　事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第34条　システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(情報システム室等の入退管理)

第35条　システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第36条　総括保護責任者及びシステム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(特定個人情報等の提供)

第37条　保護責任者及び事務取扱担当者は、番号法及び利用条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第38条　保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先と締結する契約書に次に掲げる事項を明記するものとする。

(委託先に対する監督)

第39条　保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託をする際には、その委託先において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。

(再委託等の場合の措置)

第40条　委託先において特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする特定個人情報等の取扱いに係る業務において適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。当該業務について、再々委託(再々委託以降の全ての段階における委託を含む。以下「再々委託等」という。)される場合も同様とする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第41条　特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告する。

(公表等)

第42条　総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。公表を行う事案については、速やかに特定個人情報保護委員会に必要事項を報告する。

(監査)

第43条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告する。

(点検)

第44条　保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第45条　特定個人情報等の適切な管理のための措置について、総括保護責任者、保護責任者及びシステム管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(その他)

第46条　この規程に規定するもののほか、必要な事項は、別に定める。